（关丹、文德甲、劳勿、哥打峇鲁4日讯）“人手一机”的时代，不少社团已不再采用传统邮寄，作为会员大会或其他活动的通知方式；以手机应用程式在群组集体通知，不仅省钱省时，还符合环保概念。

本报记者抽样时访问乡团组织，理事成员受访时说，科技与电子产品的便利，已取代社团传统邮寄书信的方式，同时还使理事会员之间的交流连系更有效率。

马来西亚外内丹功学会东彭区会理事长汤闰添受访时说，该区会较早前已转换模式，会员大会或其他活动的通知，已不再采用邮寄书信，而是以手机应用程式WhatsApp取代。

她说，该区会拥有9个单位，每次开会员大会，需要通知的人数约150至200人，她任职该区会区干事期间，负责处理邮寄信函，当时邮费是60至70仙，邮费开销达百余令吉，未包括印刷和信封等费用。

“据我所知，目前邮费已增加至1令吉30仙，如果继续采用传统邮寄，开销将双倍增加。”

“如今我们各单位都有自己的WhatsApp群组，任何通告都会发布在群组内通知大家，我们还会请媒体在报章上发布新闻通知，以免不熟悉使用手机的老龄会员错过讯息。”

她认为善用科技的便利作为沟通方式，不仅能省时、省力、省钱，还符合环保概念。

“我们有时候进行理事或小组会议，我都尽量节省纸张避免印刷，将会议文件以手机应用程式，发给出席者进行讨论。”

寄函多工 增开销
淡属华团联合会秘书黄定发受访时说，以往社交媒体及网络还未发达，邮寄会员大会通知信是必须的行动。

“除了需承担邮费开销，我们要处理的工作也相当繁重，如印刷、填上个别地址等，而且还要经常更新会员地址。”

他说，邮寄费用自数年前增至1令吉数10仙后，不少社团认为手机应用程式作为取代邮寄的管道，已相当成熟，而且社团注册局也接受应用程式或电邮的方式，因此都社团纷纷修改章程转换管道。

“转换的过程，首先我们需要更新会员册的手机号码联络方式。”

“我们认为手机联络比传统邮寄，更加有效达到传达资讯的效果，毕竟我们可以追踪对方是否读取信息，若没有反应，还可以直接打电话确认。”

■关丹：
科技发达，不少社团已开始通过WhatsApp方式，通知会员关于召开会员大会事宜，仅有一小部分仍会邮寄给部分不谙使用智能手机的长者。

很多受访社团代表皆指出，目前通讯发达，加上邮费是一笔不小的开销，及经常被退信，因此都改为通过报章或WhatsApp方式发送召开大会讯息。

关丹雅韵歌友会主席拿督杨宝珍说，该会共有400多名活跃会员，邮费是一笔不小的费用。

她说，大部分会员没有更新住址，因此经常都会接到退信。

“如今大部分会员都有使用智能手机，若协会召开会员大会或任何临时会议，即可通过WhatsApp传达，更为方便。”

杨宝珍说，如今不再寄信，邮费省下达2000多令吉，可用在其他用途上。

她说，往后都会通过刊登在报纸上或WhatsApp群组，发送有关协会的任何消息。

此外，关丹客家公会执行秘书马俪娟受访时说，该会将再来临的会员大会上，寻求通过修改章程，改为社交媒体上发布会员大会的通知信。

她说，由于目前尚未修改章程，因此还有通过邮寄方式寄通知信给部分会员，一封信的邮费须要1令吉80仙。

马俪娟说，该会有约2000名会员，通过网上发布有关会馆的讯息更为节省。

“我也要呼吁会员们关注关丹客家公会的面书，若有任何消息或更新资料，都可浏览面子书，获得更多消息。”

哥打峇鲁

吉兰丹福建会馆总务许德辉：会员接受转型

会馆会员近2000人，会馆过去以邮寄方式处理会员大会等的邮件，花费庞大，需近千令吉。

为适应科技大时代带来的冲击和转变，会馆也毫无选择必须搭上时代科技列车，在6、7年前开始逐渐减少邮寄文件，而在两年前完全不邮寄，以新旧参半方式取代。会馆依然在报章刊登通告，另外则是采用科技媒体如面子书、抖音及WhatsApp传送信息。

老实说，初期的确有会员反映难以适应，但会馆理事们都有向会员们解说处理方式转型的必要，会员也都明理的接受及慢慢学习使用新科技带来的便利。

对于一些无法掌握科技便利的会员，执行秘书及总务都会特别留意，不时会与相关会员保持电话联络并告知会馆活动动态。

吉兰丹晋江会馆秘书苏维菱：更新资料入群

会馆的总会员人数是640名，当中一些会员已逝世，目前可联络到的是240名会员，而秘书处已把240名会员加入会员群组。

基于所有会员都在会员群组内，因此大会通告或会馆讯息，都会通过群组通告及发送。

这里就可节省庞大的邮寄开销，邮票真的很贵，我们应该善用科技的发达。

不过，群组内有些会员，不知何故会退群。因此，我在此呼吁，所有会员保留在群组内，因为会馆通过许多管道，才找到会员的联系方式，在这方面，会馆都很珍惜，希望会员不要擅自退群。

对于那些没有智能电话的会员，会馆仍会在报章刊登通告，希望相关会员可从报章取得会馆讯息。

目前会馆已没有邮寄会员大会通知信，因为一些会员的地址已更改，或已没有在吉兰丹定居，一些也已移民。会馆不能跟着老化，一定要与时并进。

希望那些已失去联络的会员，与秘书联络，以更新资料及加入组群。

吉兰丹符氏宗亲会秘书及丹海南会馆副秘书符杰雄：WhatsApp传达讯息

目前丹海南会馆有800多名会员，符氏宗亲会则是300名会员。若以1令吉50仙的邮费计算，海南会馆及符氏宗亲会的邮寄开销，分别约1200令吉及400多令吉。

我们在行动管制令期间就开始没有邮寄，以WhatsApp方式取代。这方式会员都可以接受。

我们也会在会员大会当天，发放会员大会手册给没有智能电话便利的会员。

 

■ 劳勿
发二维码 看会务报告
减少用纸 年省数百

劳勿社团疫后纷纷改变传统作业方式，包括不再邮寄会务报告书给会员，除了节省开销，也配合时代发展的需求，逐步迈入科技化。

彭亨惠州会馆秘书叶明威今日受访时指出，该会拥有约390名会员，
行动管制令过后，从2021年9月首次尝试理事线上视频会议，同年10月10日也首次使用视频，召开会员大会。

他说，令人欣慰和鼓舞的是，当时多位年长会员也跟随社会的进步，参与视频会议，善用科技的便利，与时并进。

经过2次成功尝试线上视频会议后，叶明威认为，该会可以再尝试利用二维码来环保，节省纸张和邮费。

“因此，从2022年开始，除了邮寄印有二维码的大会通知书给每位会员，本会尝试将每年会员大会的会务报告、财政报告、会员提案表格及理事提名表格，鼓励会员善用二维码的便利，扫瞄二维码，即可看到所有相关资料，会员也可自行打印需要用到的表格，这个革新方式，每年可为会馆节省约500张纸。”

叶明威表示，改用这个新方式后，该会每年可节省约400至500令吉邮费。

另一方面，劳勿客家公会秘书温谨赫受访时指出，该会多年来都是发信函及通过报章通知会员出席会员大会。至今仍一样，每位会员都会收到通知信。

他说，最近几年，除了发信函及通过报章，该会也通过社交媒体如脸书及手机whatsap 通知会员。为了减少信函的页数及节省邮费，也应用二维码让会员查阅会务及财政报告。

温谨赫透露，该会在最近召开的会员大会上，也通过修改章程，来年的大会改用电子社交媒体及报章通知会员出席。希望会员们随着时代的进步，与时并进，共同搞好会务。