【今日东海岸头条】改用通讯科技省时省钱 乡团组织 无纸化
(关丹12日讯)为善用科技便利及响应环保,乡团组织近年逐步摒弃传统的印刷方式,利用电邮、手机短讯、聊天应用程序等,发送讯息给会员,达到省纸、省时及省钱效益。
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乡团每年配合召开会员大会,都会邮寄通知信,甚至是寄出厚重的会务报告给会员。若会员人数多,邮寄费用可达数千令吉。所以,一些乡团赶上新时代,开始减少以书面通知会员,改用通讯科技。
关丹潮州会馆会长卢炳荣说,该会每年都得邮寄800多份会员大会通知信给会员,加上会员报告印刷费,约2000余令吉,所以该会早前在会员大会,通过资讯电子化的行政管理。
“明年开始,秘书处将把该年会务报告书,储存为电脑文件档,通过电邮或手机通讯应用程序,发送给会员,也把文件储存在云端伺服器,让会员随时上网下载。”
卢炳荣说,一些年老会员认为不应剥夺领取会员报告的权利,因此该会仍会印刷会员报告,放在会馆,供有需要的会员索取。
“若真正要阅读的会员,才会要求领取报告;准备太多,反而会因一些人没阅读,或是在邮寄后被退件,变成浪费。”
他说,吉隆坡已有许多社团,开始把会员大会报告上载至网站,让会员自行下载阅读。
关丹广肇会馆主席拿督江瑞云说,该会以前会印刷及邮寄会务报告给会员,但自数届前,已取消此做法。
她说,每次会员大会都得花千余令吉印刷费,今届理事会已探讨以手机短讯、群组聊天室等方式,发出大会通知的可行性。
“我们会跟随时代逐渐改变,但也得研究该如何执行,毕竟群组聊天室的人数有限,而我们有2000多名会员。”
东彭华校教师公会前主席庄惠玲说,每当要召开会员大会,都会通过手机WhatsApp通知各校校长,再由校长传达给学校老师,不再用书信通知。
“我们也会收集大约的出席人数,再影印会员报告,避免印刷太多会员报告,既浪费又不环保。”